Ok habe es jetzt so übernommen:
[%male#1-surname] erinnert [%male#2-surname] an sein Versprechen
[%female#1-surname] erinnert [%male#2-surname] an sein Versprechen
Es gibt also kein Problem mit sein/ihr

Habe noch folgendes Überstzungsproblem:
[%job#1] [%male#1] is pleased to confirm in writing the board's agreement to the request [%male#2-you] made at our recent board meeting.[COMMENT: interaction news items; board request status]
Vorschlag:
[%job#1] [%male#1] ist erfreut, feststellen zu können, dass die Vereinbarung des Vorstands auf Ihren Wunsch hin, auf unserem kürzlichen Vorstandstreffen, schriftlich getroffen wurde.